Webinars y eventos virtuales
Para quienes organizamos eventos, independientemente del sector (gobierno, empresa, academia, industrias creativas, sociedad civil), el distanciamiento social se vuelve un desafío mayor, pues nos obliga a buscar alternativas para ejecutar esfuerzos que usualmente se basarían en la interacción presencial.
Si se había planeado un evento que se pospuso ante las medidas para prevenir el COVID-19, el mundo digital ofrece multitud de opciones tecnológicas para integrar audiencias. A continuación, revisaremos algunos pasos para trasladar eventos científicos basados en conferencias, a plataformas digitales. Estos eventos, congresos, jornadas y seminarios difieren en gran medida de eventos comerciales, deportivos o recreativos, a los cuales volveremos con detalle en otro capítulo.
1. El contenido ahora, es el paquete completo
Recordemos que con una explosión de eventos virtuales, nuestro público objetivo ha pasado por una cantidad de experiencias con disimiles resultados y que atrás la novedad, viene el turno del contenido. El contenido en un evento virtual se inicia desde la invitación a participar, el diseño, el medio por el cuál se está enviando la información, la programación de horarios, los dispositivos para conectarse, son cosas que se vuelven relevantes.
2. La plataforma
Desde el punto de vista del usuario, utilidades como Zoom, Meet, Skype o Teams, serían irrelevantes, mientras sean intuitivas, con pocos controles y de fácil acceso.
La participación del público en forma de preguntas es imperativa y se agradece una información clara y muy gráfica para conectarse y solucionar problemas de audio e imagen.
En un comienzo, parecía bastante simple enviar un correo que contenía un enlace el cual permitía acceder a la conferencia. Sin embargo, los resultados de convocatoria no son los que uno esperaría. Cantidad de correos sin abrir, personas que hacen clic sobre el enlace para encontrarse con una página blanca con mínima información que hacen perder el interés.
Es necesario el uso de estrategias o plataformas más complejas para la recordación fechas y mantener el interés del público.
Una vez que están los participantes confirmados, hay que asegurarse de proporcionarles instrucciones claras sobre la plataforma en la que se llevará a cabo el evento, posibles contactos de apoyo y otros requerimientos técnicos para una fluida experiencia de usuario.
Idealmente, la plataforma será un sitio web especializado, compatible con dispositivos móviles, donde se encuentre la agenda del programa, presentadores y otros materiales o contenidos de importancia, con una señalética clara para saber como movilizarse en este escenario virtual.
Se debe elegir un repositorio de información, donde se encuentre todo lo que necesitan conocer sobre el evento con anticipación.
3. El landing page
Es la página de portada, a la que se accede haciendo click en el mail de invitación o en algún botón de la página del organizador, newsletter, anuncio en redes sociales, o cualquier otro tipo de fuente online desde donde se esté invitando.
El razonamiento es sencillo: si nuestra invitación llama la atención del destinatario, éste buscará más información e instintivamente hará click en la imagen o en un botón de “llamado a la acción” de nuestro correo. Si con ello accede a más información y a otros contenidos, se creará interés por participar en el evento. Si, por el contrario este botón solo lleva a una página en blanco con la advertencia “se le permitirá ingresar cuando se inicie el seminario”, es menos probable crear interés suficiente para un recuerdo duradero de la fecha y hora de nuestro evento.
Es importante que el landing page contenga verdaderamente más información, manteniendo el mismo estilo de la invitación, dentro de lo posible.